Social Media für mehrere Kunden betreuen: Woche für Woche

Bei zwei oder drei Kunden behalten Sie alles im Kopf. Irgendwo um den fünften herum reicht der Kopf nicht mehr: Ein Beitrag geht auf dem falschen Konto online, ein Briefing steckt in einer E-Mail, die niemand findet, das Instagram-Konto eines Kunden trennt sich unbemerkt, und drei Tage lang wird kein Beitrag veröffentlicht.

Selten ist es das Posten, das scheitert. Es ist der Wechsel zwischen den Kunden. Die Lösung ist ein System, in dem jeder Kunde von innen gleich aussieht – damit Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die Arbeit richten und nicht darauf, sich zu merken, wo was liegt.

Geben Sie jedem Kunden einen eigenen Workspace

Jeder Kunde braucht einen Ort, an dem alles über ihn liegt: seine Social-Media-Konten, sein Briefing, sein Kalender, seine Medien, Freigaben und Berichte. Ob dieser Ort ein Tool, ein geteiltes Laufwerk oder beides ist – die Regel ist dieselbe: Nichts über Kunde A liegt irgendwo in der Nähe von Kunde B.

Eine Ordnerstruktur, die mitwächst:

Kunden/
  Baeckerei-Rossi/
    00-Briefing/
    01-Markenassets/ # Logo, Schriften, Farben, Bildstil
    02-Rohmaterial/2026-11/
    03-Fertig/2026-11/
    04-Freigegeben/2026-11/
    05-Berichte/2026/
    06-Verwaltung/ # Vertrag, Zugangsliste, Kontakte

Die Nummern halten die Ordner bei jedem Kunden in derselben Reihenfolge. Monatliche Unterordner verhindern, dass „Rohmaterial“ zu einem Sumpf aus 900 Dateien wird.

Benennen Sie Dateien so, dass sie sich selbst sortieren

Verwenden Sie für jede Datei dasselbe Muster, das Datum zuerst:

2026-11-04_rossi_ig_reel_v2.mp4

Datum, Kunde, Netzwerk, Format, Version. Nach Namen sortiert wird ein Ordner zur Zeitleiste. Eine Suche nach „rossi_ig“ findet jedes Instagram-Asset dieses Kunden. Gibt der Kunde v2 frei, wissen Sie genau, welche Datei online gegangen ist.

Legen Sie die Kürzel einmal fest (ig, fb, li, tt, x, th, pin) und verwenden Sie sie überall, auch in Kalendertiteln.

Ein fester Wochenrhythmus

Ein fester Rhythmus ermöglicht es Ihnen, einen weiteren Kunden aufzunehmen, ohne am Wochenende zu arbeiten. Bündeln Sie nach Aufgabe statt nach Kunde, damit Sie jeweils bei einer Art von Denken bleiben:

Inhalte entstehen etwa zwei Wochen vor ihrer Veröffentlichung: diese Woche erstellt, nächsten Montag bis Mittwoch geprüft, am Freitag darauf geplant, in der Woche danach veröffentlicht. Dieser Puffer fängt verspätetes Feedback und fehlende Fotos ab.

Planen Sie zusätzlich einen kurzen täglichen Block von etwa zwanzig Minuten für Kommentare und Nachrichten aller Kunden ein. Antworten, die bis Freitag warten, kommen zu spät.

Wenn Sie Pakete zur Freigabe senden, geben Sie jedem Kunden einen anderen Fristtag oder eine andere Uhrzeit, damit Sie nicht allen gleichzeitig hinterherlaufen. Die Details dieses Ablaufs finden Sie in unserem Leitfaden zu Freigabeprozessen mit Kunden.

Ein Kalender pro Kunde, eine Ansicht für alle

Jeder Kunde sollte seinen eigenen Kalender sehen und sonst nichts. Sie brauchen das Gegenteil: eine Ansicht, die alle Kunden zusammen zeigt, denn dort zeigen sich die echten Probleme. Zwei Launches am selben Dienstagvormittag. Eine Woche, in der ein Kunde neun Beiträge hat und ein anderer keinen. Ein Feiertag, der für ein Restaurant zählt, für eine Kanzlei aber nicht.

Ein Wochenkalender mit geplanten Beiträgen mehrerer Kunden nebeneinander, jede Karte mit dem Kunden und den Netzwerken beschriftet, in denen sie erscheint.

Sehen Sie sich jeden Montag die Ansicht aller Kunden an. Sie ist das Nächste, was Sie an einem Auslastungsdiagramm haben.

Briefings zur Markenstimme, die Sie wirklich nutzen

Ein Briefing über zwölf Seiten ist ein Briefing, das niemand öffnet. Fassen Sie die Stimme jedes Kunden auf einer Seite zusammen, mit diesen Abschnitten:

• Wer sie sind, in einem Satz. „Eine Familienbäckerei in einem Wohnviertel, bekannt für Sauerteigbrot und frühe Öffnungszeiten.“
• Mit wem sie sprechen. Seien Sie konkret: „Menschen aus dem Viertel zwischen 30 und 60, die auf dem Weg zur Arbeit vorbeikommen“, nicht „Food-Fans“.
• Drei Merkmale der Stimme, jeweils mit „so, nicht so“. „Herzlich, nicht niedlich. Stolz, nicht prahlerisch. Schlicht, nicht technisch.“
• Wörter, die sie verwenden, und Wörter, die sie nie verwenden. Eine Bäckerei sagt vielleicht „Brot“ und nie „handwerklich“.
• Tabuthemen und tabuisierte Aussagen. Gesundheitsversprechen, Wettbewerber, Politik, Preise, die sich wöchentlich ändern.
• Regeln für Emojis und Hashtags. Wie viele, welche, wo.
• Drei frühere Beiträge, die sie geliebt haben, vollständig eingefügt. Beispiele vermitteln den Ton schneller als Adjektive.
• Freigabeperson und Kontakte. Wer freigibt, wer Medien schickt, wen Sie anrufen, wenn etwas schiefgeht.

Aktualisieren Sie das Briefing, sobald ein Kunde Sie zweimal in derselben Sache korrigiert. Diese Korrektur zeigt Ihnen, was im Briefing fehlt.

Nehmen Sie jeden Kunden gleich auf

Das meiste Chaos mit mehreren Kunden beginnt in der ersten Woche, wenn ein neuer Kunde begeistert ist und Sie Schritte überspringen, um die ersten Beiträge herauszubringen. Eine kurze Checkliste, jedes Mal in derselben Reihenfolge abgearbeitet, verhindert das:

1. Vertrag unterschrieben, mit den Freigaberegeln, den Korrekturschleifen und dem Berichtstag darin.
2. Workspace und Ordner angelegt aus Ihrer Vorlage, mit dem Namen des Kunden überall gleich geschrieben.
3. Zugriff über die Rollen der Plattformen erteilt, nie über Passwörter, und in der Zugangsliste eingetragen (mehr dazu unten).
4. Konten verbunden mit Ihrem Planungstool – mit der Prüfung, dass jedes die richtige Seite oder das richtige Profil ist und nicht das private Konto des Kunden.
5. Briefing ausgefüllt in einem 30-minütigen Gespräch, mit den drei eingefügten Beispielbeiträgen.
6. Freigabeperson benannt, plus eine Vertretung für den Urlaub.
7. Plan für den ersten Monat gesendet, mit Terminen, damit der Kunde den Rhythmus sieht, bevor das erste Paket kommt.
8. Ausgangswerte gespeichert für jedes Konto, damit Ihr erster Bericht einen ehrlichen Vergleichspunkt hat.

Den letzten Schritt vergessen viele. Ohne Ausgangswerte hat der erste Monat nichts, woran er gemessen werden kann, und jeder spätere Bericht beginnt mit einer Diskussion darüber, wo Sie angefangen haben.

Zugriff: Fragen Sie nie nach Passwörtern

Geteilte Passwörter gehören zu den schnellsten Wegen, wie ein Setup mit mehreren Kunden auseinanderfällt: Jemand ändert eines, Zwei-Faktor-Codes gehen an ein Handy, das Sie nicht haben, und ein ehemaliger Freelancer hat ein Jahr später immer noch Zugriff. Außerdem verstoßen sie gegen Regeln, denen Sie zugestimmt haben. Die Nutzungsbedingungen von Meta verlangen, das eigene Passwort nicht weiterzugeben und anderen keinen Zugriff auf das Konto zu gewähren (Nutzungsbedingungen von Meta), und die Nutzervereinbarung von LinkedIn sagt dasselbe: Halten Sie Ihr Passwort geheim und teilen Sie Ihr Konto nicht (LinkedIn-Nutzervereinbarung, Abschnitt 2.2).

Nutzen Sie stattdessen die Rollen, die jede Plattform bietet:

• Facebook und Instagram. Der Kunde gewährt Ihrem Business-Portfolio aus seinem eigenen Business-Portfolio Partnerzugriff auf seine Seite und sein Instagram-Konto (Meta-Hilfebereich für Unternehmen). Der Kunde bleibt Eigentümer, Sie bekommen die nötigen Berechtigungen, und der Zugriff lässt sich entfernen, wenn der Vertrag endet.
• LinkedIn-Seiten. LinkedIn bietet drei Admin-Rollen für Seiten: Super-Admin, Content-Admin und Analyst (LinkedIn-Hilfe). Für das tägliche Posten bitten Sie um die Rolle Content-Admin. Der Kunde sollte auf seiner Seite mindestens einen Super-Admin behalten.

Führen Sie im Verwaltungsordner jedes Kunden eine Zugangsliste: Plattform, Konto, wer welche Rolle hat und an welchem Datum sie erteilt wurde. Endet ein Vertrag, gehen Sie die Liste mit dem Kunden durch und entfernen sich selbst.

Wenn Sie auf Nachrichten der Kundschaft Ihres Kunden antworten, verarbeiten Sie personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden. In der EU verlangt die DSGVO, dass eine solche Konstellation durch einen schriftlichen Vertrag zwischen Ihnen und dem Kunden geregelt ist (DSGVO, Artikel 28). Üblich ist ein kurzer Auftragsverarbeitungsvertrag als Anlage zu Ihrem Hauptvertrag; eine Anwältin oder ein Anwalt kann Ihnen eine Vorlage geben, die zu Ihrem Land passt.

Wenn ein Konto getrennt wird

Die Verbindung zwischen dem Social-Media-Konto eines Kunden und einem Planungstool hängt von Zugriffsrechten ab, die wegfallen können: Die Person, die es verbunden hat, verliert ihre Admin-Rolle, der Kunde entfernt die App, oder jemand ändert ein Passwort. Die Entwicklerdokumentation von Meta nennt „Passwort geändert“ unter den Gründen, aus denen eine Login-Sitzung ungültig wird (Leitfaden von Meta zur Fehlerbehandlung).

Gefährlich ist nicht die Trennung selbst, sondern am Freitag festzustellen, dass seit Dienstag nichts veröffentlicht wurde. Wenn es passiert:

1. Prüfen Sie, was für dieses Konto in der Warteschlange steht, und pausieren oder verschieben Sie alles Zeitkritische.
2. Fragen Sie den Kunden, was sich geändert hat. Ein neues Passwort, ein Teammitglied, das von der Seite entfernt wurde, ein Sicherheitshinweis. Fragen Sie freundlich, aber fragen Sie – denn die Ursache verrät Ihnen, ob ein einfaches erneutes Verbinden hält.
3. Verbinden Sie erneut über ein Konto, das noch die richtige Rolle hat, idealerweise Ihres über den Partnerzugriff, nicht das private Profil des Kunden.
4. Planen Sie Verpasstes neu und sagen Sie dem Kunden, welche Beiträge verschoben wurden und warum.

Vorbeugen lässt sich mit einer Zeile in Ihrer Onboarding-E-Mail: „Wenn Sie ein Passwort ändern oder Personen auf Ihrer Seite hinzufügen oder entfernen, sagen Sie uns bitte noch am selben Tag Bescheid.“

Wenn Sie Ihre Kunden in Julexis betreuen, hat jeder einen Workspace mit eigenen Social-Media-Konten, Plänen, Kalender und Briefing, das sich aus hochgeladenen Dokumenten oder der Website des Kunden erstellen lässt. Ein Kalender zeigt die geplanten Beiträge aller Kunden zusammen, und wenn der Zugriff eines verbundenen Kontos abläuft oder widerrufen wird, erhalten Sie eine E-Mail, eine Benachrichtigung in der App und ein Banner. So greifen die Workspaces ineinander.

Das Wichtigste in Kürze

• Geben Sie jedem Kunden dieselbe Struktur: dieselben Ordner, dieselben Dateinamen, dieselben Kürzel für Netzwerke.
• Bündeln Sie Ihre Woche nach Aufgaben, nicht nach Kunden, und reservieren Sie täglich ein kurzes Zeitfenster für Kommentare und Nachrichten.
• Sehen Sie sich jeden Montag einen Kalender mit allen Kunden an; dort zeigen sich Überschneidungen und überladene Wochen.
• Nehmen Sie nie Passwörter an: Nutzen Sie den Partnerzugriff von Meta und die Seitenrollen von LinkedIn und führen Sie pro Kunde eine Zugangsliste.
• Behandeln Sie ein getrenntes Konto wie einen Vorfall: Warteschlange prüfen, Ursache finden, erneut verbinden, neu planen.

Titelbild mit KI generiert.